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Wie organisiert man ein digitales Event? – 10 Tipps von Spielplan4
24.08.2021
Version 1.0
Michelle Gänswein

Digital ist automatisch schlechter? Nicht doch!

Natürlich ist es in den meisten Fällen schöner, mit anderen Teilnehmer_innen in einer tollen Location Eventluft zu schnuppern und sich bei einem Drink zu vernetzen. Aber digital bietet eben auch viele Vorteile. Für Gäste ebenso wie für Veranstalter. Man denke nur an die Reisekosten, die man sich sparen kann und die damit einhergehenden nicht verursachten CO2-Emmissionen. Oder daran, dass die Anzahl der Gäste plötzlich nicht mehr begrenzt ist, weil die Location zu klein ist. Oder daran, dass man problemlos und kostengünstig Speaker_innen aus anderen Ländern zuschalten kann.

 

Ein digitales Event bedeutet nicht weniger Aufwand.

Manchmal ist sogar das Gegenteil der Fall. Allerdings ist es eine andere Form von Aufwand. Was die Kosten angeht, darf man sich jedenfalls nicht täuschen lassen. Die Location-Miete entfällt – dafür muss man Software-Lizenzen bezahlen. Gerade dann, wenn es das erste digitale Event ist, das man veranstaltet, kann die Organisation schnell wie ein einziges großes Fragezeichen wirken. Angst muss man aber deswegen nicht haben. Digital ist eine neue, große Spielwiese, auf der man experimentieren sollte und sich positionieren kann.

 

Become your tool.

Mach Dich mit der Plattform und den Tools, die Du benutzt, zu 100% vertraut. Als Veranstalter solltest Du alle Vorteile Deiner Tools kennen und diese auch einsetzen. Aber auch den Tücken und Stolpersteinen solltest Du schon mal begegnet sein, um diese im besten Fall vorab schon aus dem Weg zu schaffen oder im Fall der Fälle schnell (technische) Fragen beantworten können. Wir nutzen team-intern regelmäßig kleine Lern-Einheiten, bei denen ein Team-Mitglied von uns dem Rest ein bestimmtes Tool, mit dem er oder sie sich gut auskennt, vorstellt und erklärt. Für schnelle und unkomplizierte Umfragen nutzen wir Menti oder Kahoot. Für digitale Whiteboards nutzen wir Miro oder Mural. Für 2D-Netzwerk-Locations nutzen wir Sococo, Wonder oder Gather Town. Für Event-Apps nutzen wir LineUpr oder EventMobi. Um nur ein paar Beispiele zu nennen :-).

 

Denk an ausreichend Troubleshooting.

„Wie geht meine Kamera an?“ – Fast unglaublich, aber wahr: Manche Menschen haben noch nie Zoom benutzt. Oder den Browser gewechselt. Oder ihr Mikrofon ausgeschaltet. Du musst ihnen helfen, und zwar schnell. Unsere Erfahrungswerte zeigen, dass man pro 100 Teilnehmenden mit einer Person am virtuellen Helpdesk rechnen muss.

 

Sorge für Abwechslung.

Die Aufmerksamkeitsspanne vor einem Bildschirm ist geringer als in einem belebten Saal. Verschiedene Kameraperspektiven, keine langweiligen Frontal-Vorträge und kurze Impulse sichern Dir zufriedenere Gäste. Eine gute Moderation und ein regelmäßiges Einbinden der Gäste halten uns alle wohl eher am Bildschirm als ein einstündiger Vortrag von jemandem, dessen Mikrofon rauscht.

 

Achte auf gute Bild- und Audio-Qualität.

Alle Beitragenden sollten gut ausgeleuchtet sein und eine sehr gute Audioqualität haben. Alles andere ist mühsam für alle Beteiligten. Beratet die Speaker_innen und andere Impulsgeber_innen, sollten sie noch nicht viel Erfahrung haben. Ein Mikro und entsprechende Beleuchtungs-Elemente bekommt man schließlich überall, ggf. leihweise. Eine gute Internetverbindung ist selbstverständliche Voraussetzung und eine Regel gilt wie in der analogen Welt: „Was nicht geprobt wird, findet nicht statt“ (Chris Cuhls).

 

Bietet Interaktionsmöglichkeiten und weiteren Mehrwert für die Gäste.

Denn andernfalls könnten eure Gäste auch Fernsehen schauen oder sich die Inhalte irgendwann herunterladen. Umfragen, Whiteboards, Chats, Quiz-Spiele, vielleicht sogar eine App, zum Event gehörende Gruppen für Networking, Q&A-Sessions, etc. machen die Digital-Event-Teilnahme zum Erlebnis. Und es sind Gründe, warum man live auch weitere Male dabei sein möchte.

 

Selbstbestimmte Gäste sind zufriedene Gäste.

Lasst die Gäste so viel wie möglich selbst entscheiden. Verschiedene Sessions, die zeitgleich stattfinden, bieten Raum für Selbstbestimmung. Die inhaltlichen Sessions kann man auf verschiedene Bedürfnisse und Lerntypen anpassen. Vielfalt entsteht durch die Abwechslung zwischen interaktiven Workshops, Frontal-Vorträgen und Open Space die man durch Icons oder Ähnliches in der Programm-Übersicht erkennbar macht. In der virtuellen „Champions League“ kann man sogar die Pausen für die Gäste gestalten. Yoga, Networking, Musik, virtuelle Kaffeeküche – alles ist möglich.

 

Sammle Daten und Informationen.

Wenn die Gäste einer Auswertung ihrer Daten zugestimmt haben, dies genehmigt haben, können Sie nach dem Event eine Umfrage verschicken, die auf die Auswertung der gesteckten Ziele zugeschnitten ist. Wie lange sind die Gäste dabeigeblieben? Über welchen Kanal wurden die Gäste auf das Event aufmerksam? Was fanden sie gut, was schlecht? Achte  dabei jedoch auf die Datenschutz-Grundverordnung.

 

Ein roter Faden war noch nie so wichtig.

Nicht nur alle an der Organisation Beteiligten brauchen einen roten Faden, auch und vor allem die Gäste. Denn mit digitalen Events ist es wie mit Hollywood-Filmen: Es muss ständig etwas passieren, um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer_innen hoch zu halten. Da kann man schnell den Überblick verlieren, deshalb ist eine Story, an der sich alle orientieren können, essenziell.

 

Bei Fragen oder wenn Sie Hilfe bei der Organisation eines digitalen Events brauchen  können Sie sich jederzeit an uns wenden:

Insa Räuber

raeuber {at} spielplan4.com

Telefon: +49 761 38 94 74

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