Effiziente Briefings: Wie der Briefingkompass Projekte auf Kurs bringt

Ein gutes Briefing ist die Grundlage für jedes erfolgreiche Projekt – egal, ob in der Zusammenarbeit mit einer Agentur, innerhalb eines Teams oder mit externen Partnern. Doch wie sorgt man dafür, dass von Anfang an alle wichtigen Informationen auf den Tisch kommen? Hier kommt der sogenannte Briefingkompass ins Spiel. Dieses Werkzeug hilft Ihnen, Briefings strukturiert und zielorientiert zu gestalten.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Briefingkompass funktioniert und wie Sie ihn in Ihrem nächsten Projekt einsetzen können.

Warum ein strukturiertes Briefing den Unterschied macht

Unklare Briefings führen oft zu Missverständnissen, Zeitverlust und suboptimalen Ergebnissen. Mit einem gut durchdachten Briefing …

– klären Sie Ziele: Was genau soll erreicht werden?

– vermeiden Sie Lücken: Alle relevanten Informationen werden gesammelt

– erleichtern Sie die Zusammenarbeit: Alle Beteiligten starten mit einem gemeinsamen Verständnis.

Der Briefingkompass, entwickelt von Klaus Schmidbauer und Oliver Jorzik in ihrem Buch „Wirksame Kommunikation“, bietet eine strukturierte Methode, um all diese Aspekte abzudecken.

Wie der Briefingkompass funktioniert

Im Mittelpunkt des Kompasses steht die Frage: Was ist das Ziel oder die Herausforderung des Projekts? Ist das geklärt ,, werden externe und interne Faktoren sowie technische Details beleuchtet. Ein Beispiel:

Stellen Sie sich vor, das Unternehmen Hoch&Runter hat einen neuen, individuell anpassbaren Schreibtischstuhl entwickelt. Mit dem Briefingkompass könnten folgende Fragen geklärt werden:

1. Externe Faktoren (Das Umfeld analysieren)

– Marktanalyse: Welche Trends und Regeln prägen die Büroausstattungsbranche?

– Zielgruppen: Wer soll mit dem neuen Stuhl angesprochen werden?

– Wettbewerbsanalyse: Wie positionieren sich Mitbewerber?

– Trends und Umweltfaktoren: Welche gesellschaftlichen Entwicklungen, Trends und Gesetze könnten relevant sein?

2. Interne Faktoren (Das Unternehmen und seine Ziele)

– Produktprofil: Was macht den Stuhl besonders? Welche Vorteile bietet er?

– Kommunikationsstrategie: Wer spricht für das Unternehmen? Wie ist das Unternehmen strukturiert?

– Unternehmensziele: Welche Budgets und Fristen sind gesetzt? Gibt es übergeordnete Ziele?

– Bestehende Tools: Welche (Social Media-)Kanäle und Corporate Designs sind bereits im Einsatz?

3. Technische Details (Die Rahmenbedingungen klären)

– Zeitplan: Bis wann muss was fertig sein? Wie viel Feedback-Schleifen werden eingeplant?

– Präsentation: Wer sind die Entscheidungsträger, vor denen präsentiert wird? Und in welchem Format soll das Konzept übergeben werden?

– Kollaboration: Wird das Konzept gemeinsam mit dem Kunden entwickelt? Wer ist der Ansprechpartner für Fragen und Rebriefings?

Der Briefingkompass in der Praxis

Mit dem Briefingkompass wird kein Punkt übersehen, der später zum Stolperstein werden könnte. Wenn Sie das nächste Mal einer Agentur oder einem Kooperations-Partner Ihre Anforderungen erklären, nutzen Sie den Kompass als Leitfaden. So stellen Sie sicher, dass alle relevanten Punkte abgedeckt sind – und sparen sich weitere Abstimmungen mit undefinierten Ansprechpartnern, die Zeit kosten.