Chaos vermeiden, Zufriedenheit steigern: Die Kunst des erfolgreichen Teilnehmer
managements

In der Eventplanung liegt der Fokus oft auf Location, Catering oder Rahmenprogramm. Doch ein anderer wichtiger Aspekt wird manchmal übersehen oder stiefmütterlich behandelt: das Teilnehmermanagement. Ein reibungsloses Teilnehmermanagement ist sehr wichtig für die Zufriedenheit und, bei Großveranstaltungen, die Sicherheit der Gäste. Auch, weil es der erste Berührungspunkt für die Gäste ist und somit die Grundlage legen kann für einen angenehmen oder nervigen ersten Eindruck. 

Warum ist Teilnehmermanagement so wichtig?

Teilnehmermanagement ist mehr als eine Gästeliste. Es umfasst alle Schritte – von der Einladung über den Check-In bis hin zur Nachbereitung. Ein gut organisierter Ablauf schafft ein positives Gefühl, was die Gäste oft gar nicht bewusst wahrnehmen. Ein chaotisches Teilnehmermanagement hingegen sorgt für Stress und Frust.

Außerdem bietet ein durchdachtes Teilnehmermanagement wertvolle Daten und Einblicke in das Verhalten der Gäste, was zur Weiterentwicklung zukünftiger Events wichtig ist.

Was macht ein gutes Teilnehmermanagement aus?

1. Einladung und Registrierung
   Technische, kompliziert aussehende Hürden und unübersichtliche Seiten können potenzielle Gäste abschrecken. Auch wir mussten uns erst durch einige Programme kämpfen, bis wir zu unserer jetzigen Non-Plus-Ultra-Lösung gekommen sind.

2. Kommunikation vor dem Event
   Eine regelmäßige Vorab-Kommunikation hilft den Teilnehmern, sich auf das Event einzustellen: Erinnerungs-Mails, Event-Updates und nützliche Informationen wie Anfahrtshinweise und Kontaktinformationen. Diese pro-aktive Kommunikation kann auch die No-Show-Rate verringern.

3. Check-In und Einlass
   Ein unorganisierter oder fehlerhafter Check-In führt zu langen Wartezeiten und damit zu Unzufriedenheit, bevor das Event losgegangen ist. QR-Codes, digitale Check-In-Systeme, aber auch HelferInnen vor Ort, die den Prozess beschleunigen und gleichzeitig die Sicherheit gewährleisten , sorgen für einen guten ersten Eindruck. Bei Großveranstaltungen sollten auch Sicherheitskräfte vor Ort sein. Wir wollen es eigentlich nicht sagen müssen, aber das Thema Freundlichkeit kann man hier nicht wichtig genug nehmen.

4. Personalisierung und Engagement
   Klar ist: Gäste schätzen es, wenn ihre Bedürfnisse erkannt – oder im Voraus abgefragt – und berücksichtigt werden. Eine personalisierte Ansprache durch coole, thematisch passende Namensschilder und individuelle Programm-Empfehlungen steigern den positiven Eindruck.

Aber selbst mit der besten Planung können Fehler auftreten. Typische Probleme sind zum Beispiel ein Ausfall des technischen Systems, doppelte oder fehlerhafte Registrierungen und sonstige Fehler, die man manchmal einfach nicht vorhersagen kann. Aber man kann vorbeugen und einen Plan B dabeihaben.

Ausgedruckte Check-In-Listen (Kugelschreiber nicht vergessen 😉 Been there, done that), mobile Hotspots falls das WLAN ausfällt, und vor allem ausreichend HelferInnen, die im Notfall einspringen und helfen können, alle Namen in den Listen zu überprüfen. Michelle hat einmal bei der Art Basel erlebt, wie genau zur Stunde der VIP-Eröffnung die App ausgefallen ist. Ungünstig war, dass die Gäste nur mit der App in die Hallen konnten. Es standen also innerhalb von zwanzig Minuten Hunderte mehr und weniger wütende VIP-Gäste auf dem Platz. Kurzerhand hat das Messe-Management entschieden, durch mindestens 40 HelferInnen haptische Tickets auszugeben.

Fazit

Ein reibungsloses Teilnehmermanagement ist kein „nice-to-have“, sondern der Grundstein für jede Veranstaltung. Die richtige Planung, ein zuverlässiges Tool und freundliche Kommunikation sorgen dafür, dass die TeilnehmerInnen  das Event von Anfang bis Ende positiv erleben. Um wertvolles Feedback einzuholen, sollte man auch nicht auf eine Umfrage nach dem Event verzichten. Die meisten Softwares bieten diese Funktion integriert an.