Kreation und Konzept – virtualisiert

Kennen Sie Parkinson’s Law?

Dieses Gesetz besagt, dass eine Aufgabe immer so viel Zeit braucht, wie man für sie vorsieht. Für den Virus und seine Folgen war – nun ja – gar keine Zeit vorgesehen. Was folgte, war ein elementarer Wandel in kürzester Zeit.

Wie wir die Konzeption in 10 Tagen virtualisiert haben

Anfang 2020 waren wir ganz stolz. Wir hatten gleich fünf Kunden davon überzeugt, dass wir neue und insbesondere erste Projekte nicht durch einen Pitch vorbereiten oder starten, sondern mit einem Konzeptions-Workshop. Diese halbtägige Kreativ-Session mit dem gesamten Projekt-Team auf Kundenseite (inklusive Entscheider, meist die Geschäftsführung) ist eingebettet in eine Vorbereitungsphase und das Erstellen eines Basiskonzepts mit Kostenvoranschlag.

Wir waren stolz. Nicht, weil wir um die Mühe des Pitch herumgekommen waren. Wir glauben vielmehr ganz fest an die These “Workshop schlägt Pitch – immer!” Mehr dazu im einschlägigen Blog-Artikel.

Corona und die Kreativität

Dann kam der Virus. Keine Vor-Ort-Termine mehr möglich. Und damit auch nicht DAS zentrale Element unserer Konzeptionsphase, der halbtägige, ko-kreative Workshop. Die Kunden kämpften mit VPN-Installation und den Tücken des Home Office. Sie mühten sich mit Videokonferenz-Tools und ertrugen mäßig begabte und teils überforderte virtuelle Moderatoren. “Anstrengend” sei das und oft auch “nervig”. Einen kreativen Prozess auf der Microsoft Teams-Plattform? Oder bei Zoom? “Die von Zoom haben doch Sicherheitsprobleme, habe ich gehört.” Und überhaupt: “Kreativ kann man doch nur in einem Raum sein, gemeinsam.”

Was tun? Die gesamte Pipeline aus New Business – Konzeption – Organisation – Durchführung schien nicht erst bei der letzten Phase, der Vor-Ort-Durchführung verstopft zu sein, sondern schon viel, viel früher.

A fool with a tool…is a fool

Wie viele Workshops haben Sie schon als Teilnehmerin erlebt? Wie viele davon waren so gut, dass Sie sich heute noch daran erinnern? Mit den Workshops ist es wie mit den Meetings: Alle sind davon tendenziell genervt. “Viel zu viele unnötige Termine.” “Viel zu lange, viel zu viele Teilnehmer!” “Kein roter Faden, kein Ergebnis, viel Blabla…”

Woran liegt das eigentlich? Mark Poppenborg, Gründer des Think Tanks intrinsify und mein Partner in der work-X GmbH, hat mich mal gefragt: “Warum buchen die Leute euch eigentlich?” um die Antwort dann kurz später zu verraten: “Weil Sie Euch als Team mit Euren speziellen Fähigkeiten vertrauen und glauben, dass Ihr das echte Problem des Kunden lösen könnt.” Es ist also nicht die Methode, das Tool, das Format, das den Unterschied macht. Es ist das Talent der Menschen, die zusammen arbeiten. Bei einem Workshop ist das zum Beispiel der Moderator oder die Moderatorin. Sie muss es drauf haben. Sonst…siehe oben.

Was macht die virtuelle Konzeptionsphase aus?

Wir haben uns also NICHT zuerst gefragt, welche Videokonferenz-Plattform wir nutzen wollen. Wir haben NICHT überlegt, ob es jetzt dieses coole, digitale Whiteboard oder jene fancy Umfrage-App braucht. Wir haben NICHT überlegt, ob wir Design Thinking, Brainwriting oder ein virtuelles World Café anbieten wollen. Stattdessen haben wir überlegt, welche Talente wir nutzen können, um beim Kunden die größte Wirksamkeit zu erzielen. Und das Ergebnis sah so aus:

1. Wer von uns kann dem Kunden wie die Unsicherheit in Sachen Technik nehmen?
2. Wer kann wie das Eis brechen und Vertrauen zu neuen Gesprächsteilnehmern aufbauen?
3. Wer fühlt sich selbst sicher genug, die notwendige Regie in der jeweiligen virtuellen Umgebung zu führen?
4. Wer kann abwechslungsreich moderieren, die Teilnehmer miteinbeziehen, Zwischenergebnisse herausarbeiten und am Ende für einen erfolgreichen Abschluss sorgen?
5. Wer hat das Talent, die Vorteile digitaler Werkzeuge zu erkennen, zu testen und daraus sinnvolle, niederschwellige Workshop-Module zu erstellen?

Bei manchen aus dem Team war klar: Der oder die kann das. Manche hatten einfach Lust, das Neue auszuprobieren. Und so wurde Moana zur virtuellen Regiesseurin, Michel und Paul managten im Hintergrund die Inhalte und Joel entwickelte sich mit Mentimeter zum Umfrage- und Quiz-Master. Ich selber habe gemerkt, wie anders und dann doch wieder nicht total verschieden die Remote-Moderation vom normalen Workshop-Moderieren ist.

Drei virtuelle Konzeptions-Workshops in zwei Tagen

Nicht wenige Kunden hatten ihre Zweifel: “2-3 Stunden vor dem Rechner? Kreativ-Sein ohne sich zu treffen?” “Wir sind gerade erst drin in MS Teams, da gibt’s schon noch Probleme…” Tatsächlich: Wir als Agenturteam – schon immer auch im mobilen oder Home Office unterwegs – brauchten nur ein paar Tage, um uns auf den Remote-Betrieb einzustellen.

Die tatsächliche Hürde war oft die Software- und Home Office-Infrastruktur der Mitarbeiter. Und natürlich auch die noch nicht von allen gleichermaßen beherrschten Themen Mikro, Headset, Kamera, Bildschirm teilen. Und wenn man zu Beginn einer Kreativ-Session vor versammelter Mannschaft mit den Tücken der Technik kämpft – kein entspannter Start in einen Ideenprozess, frag mal John Cleese von Monty Python. Das waren (und sind teilweise bis heute) neue, bisher unbekannte Probleme. Probleme, für die es keine vorgefertigten Lösungen gibt. Da hilft nur eins: Neue Ideen. Und so sah unsere Idee einer komplett virtuellen Konzeptionsphase aus:

Vorbereitung

• Briefing-Gespräch: Videokonferenz der Projektleiter, 60min.
• Frageliste Agentur an Kunden: E-Mail
• Antworten auf Fragen von Kunde an Agentur
• Tech-Check 1: Test der vom Kunden präferierten Kollaborations-Plattform mit den Projektleitern (Klar: Wir müssen die Plattform des Kunden nutzen, nicht anders herum)
• Agenda für Konzeptions-Workshop von Agentur an Kunden
• Agenturpräsentation an alle Mitarbeiter des Kunden-Projekt-Teams
• Tech-Check 2: 1:1-Video Calls mit je einem Agenturmitarbeiter und einem Kunden; dabei Speed Dating mit drei Trigger-Fragen, je 30min. am Vortag

Konzeptions-Workshop (2-3 Stunden mit Pausen)

• Check-in, Begrüßung, die Speed-Dater stellen sich gegenseitig vor
• Übersicht über den zeitlichen Verlauf des Workshops
• Inspirations-Übung (interaktiv)
• Klärung offener Fragen aus Briefing-Austausch
• Entwicklung der Kernidee (“Core Story”) via Mentimeter App
• Pause
• Zahlen, Daten, Fakten: Entwurf Event-Flow
• Moodboards: Programm, Catering, Deko & Mobiliar etc. (Brainwriting via Chat Tool)
• Timing mittel- und langfristig: Meilensteinplanung
• Timing kurzfristig: nächste Schritte, Aufgaben an alle Beteiligten

Kreation und Präsentation

• Entwurf Kernidee – Schulterblick mit Projektleitern und Creative Director Agentur (via Videokonferenz)
• Entwurf Basiskonzept – Schulterblick mit Projektleitern und Creative Director Agentur (via Videokonferenz)
• Ausarbeitung Basiskonzept und Kostenvoranschlag
• Präsentation Basiskonzept und Kostenvoranschlag (via Videokonferenz oder Live Stream in Kombination mit Videokonferenz)

Es geht!

Dann war es soweit. An einem Mittwoch und einem Donnerstag fanden die ersten drei virtuellen Konzeptions-Workshops der 18-jährigen Agenturgeschichte statt. Als wir uns nach dem dritten von den Kunden verabschiedet hatten, waren wir ähnlich erledigt wie nach drei Vor-Ort-Terminen. Aber: Glücklich und (für den Moment) zufrieden. Denn die Zeit verging schnell, wurde sehr effizient genutzt und – am überraschendsten – wir konnten sehr schnell eine Atmosphäre des Vertrauens, den für kreative Prozesse unabdingbaren “geschützen Raum” (siehe John Cleese-Video “On Creativity”, hier noch mal der Link) schaffen. Und so waren die Ergebnisse, insbesondere des Workshops, in allen Fällen vergleichbar:

• Der Workshop war eine vertrauensbildende Maßnahme. Auch im virtuellen Raum können beide Seiten ein Gespür füreinander entwickeln, die Charaktere und Talente live in Aktion erleben
• Durch die sofortige Dokumentation (via Chat und Voting-App) entstehen lebendige Stimmungsbilder und Ideen-Cluster
• Auch der Zweck, alle Beteiligten auf Kundenseite auf einen gleichen Informationsstand zu holen und ein gemeinsames Verständnis für die Sache zu entwickeln, klappt wie in einer analogen Session
• Alle, gerade die gefühlten digitalen Newbies waren überrascht, wie schnell die 2-3 Stunden Workshop-Zeit vergingen und wie konzentriert man die Tagesordnung abgearbeitet hatte.

Und wir von der Agentur?

Natürlich sind Piloten und Premieren mit Mehraufwand verbunden. Na klar, es gab Pannen und Wackler. Und logisch, wir wollen in Zukunft auch lieber wieder mit unseren Co-Creation-Partnern in echten Räumen, mit physischen Pinnwänden, leckerem Knabberzeug, Getränken und unersetzbaren Gesprächen an der Kaffeemaschine arbeiten. Aber eins ist klar: Diese virtuelle Alternative wollen wir so gut weiterentwickeln, dass sie nicht nur Controller in Sachen Reisekosten und Raummiete happy macht, sondern auch alle die, die sich beide Optionen offen halten wollen.

Die Zukunft ist hybrid

Ich spekuliere nicht so gerne. Das heißt aber nicht, dass ich mir nicht über die Zukunft Gedanken mache. Eine Welt, in der man sich auf immer im Sinne des “social distancing” (vielleicht, wie Miriam Meckel letztens im ada Podcast meinte, besser “physical distancing”) verhalten muss, will ich mir nicht vorstellen. Eine Welt, die sich lamentierend und nostalgisch an die “gute, alte Zeit” der prä-digitalen Event-Branche zurücksehnt, kann man ja allen Ernstes nicht wollen.

Wie so oft lautet die Lösung: “Das Eine tun, das andere aber nicht lassen.” Die Zukunft, so spekuliere ich jetzt doch mal fröhlich drauf los, ist hybrid. Eine interdisziplinäre Live-Kommunikation, an der vom Dramaturgen bis zum Software-Entwickler jede Menge bereits bekannte und heute noch gar nicht vorstellbare Expertinnen arbeiten.

Von welcher Event-Zukunft träumen Sie?

Ja, das interessiert mich: Wie sähe das aus, das was wir uns noch gar nicht vorstellen können? (Was für eine schöne Frage, oder?) Was hat schon vor Corona überlebt? Und was könnte an seine Stelle treten, ohne ein blasser digitaler Zwilling des Analogen zu sein?

Schreiben Sie mir persönlich auf LinkedIn oder per E-Mail. Kommentieren Sie hier oder via Social Media, wenn Sie Feedback von unserer Community suchen. Die Zukunft, wird anders als wir sie uns vorstellen. Da bin ich mir allerdings mal 100-prozentig sicher.

Na ja…95-prozentig.

//FSt