3 Dinge, die ich in der Uni nicht über Eventmanagement gelernt habe

Nachdem ich im Oktober 2023 meinen Event Management-Bachelor in der Tasche hatte, habe ich im Januar 2024 meinen ersten Vollzeitjob bei Spielplan4 begonnen.  
 
In diesem ersten Jahr habe ich vieles gelernt, dass ich in der Uni nie gelernt habe und hier mit euch teilen möchte.  
 

Stressmanagement in Echtzeit  

Wir lernen den theoretischen Teil der Eventplanung, wie Ziele SMART formuliert, wie Projektpläne erstellt und wie Feedback-Umfragen mit Net-Promoter-Score erstellt werden. Aber das Wichtigste, die Durchführung, kam mir persönlich etwas zu kurz.  

Denn Unvorhergesehenes, das bei jeder Veranstaltung auftreten kann, ob groß oder klein, und wie man damit umgehen soll, kann nur durch Erfahrung erlernt werden.  

Was macht man beispielsweise, wenn das Fenster für den Soundcheck der Band zu kurz eingeplant wurde und die Band zu spät kommt? Wie geht man mit fehlenden Getränke-Kühlschränken beim Catering um oder damit, dass das Bier um 21:30 Uhr leer ist?  

All diese Fragen und noch viele mehr kann ich jetzt nach dem ersten Jahr mehr oder weniger beantworten. Ich bin mir aber sicher, dass noch einige auf mich zukommen werden, denn jede Veranstaltung birgt ihre eigenen kleinen Überraschungen. Nach diesem ersten Jahr fühle ich mich aber schon besser darauf vorbereitet.  

Netzwerken und Beziehungen pflegen  

Ich habe während der Uni wirklich unterschätzt, wie wichtig Beziehungen und Verbündete sind. Wie wichtig, das wurde mir jetzt im Job erst so richtig bewusst.  

Angefangen bei den Dienstleistern: Wir nennen unsere Dienstleister nicht umsonst Leistungspartner. Wir brauchen keine Menschen, die uns “einen Dienst leisten”. Wir brauchen Partner an unserer Seite, die uns und unsere Arbeitsweise und vielleicht sogar unsere KundInnen kennen und verstehen. Wir schätzen sie sehr. Und ohne sie wäre vieles nicht möglich.  

Aber auch zu unseren Kund:innen ist eine enge Verbindung entscheidend. Natürlich zählt gute Arbeit – aber echte Zusammenarbeit entsteht, wenn man sich wirklich bemüht, die Menschen und das Unternehmen dahinter kennenzulernen. Im besten Fall wird man für den Projektzeitraum ein kleiner Teil der Organisation.  

Und zuletzt: Netzwerke tragen weit. Menschen, mit denen man sich regelmäßig austauscht und sich gegenseitig bereichert, wir nennen sie “Verbündete” – sie sind oft die besten Türöffner für neue Projekte und Weiterempfehlungen. 

Der Umgang mit verschiedenen Charakteren  

Die Zusammenarbeit in der Eventbranche, egal ob im internen Team oder mit KundInnen, ist sehr intensiv. Oft knappe Zeitpläne, anspruchsvolle Inhalte und viel Verantwortung auf den eigenen Schultern.  

 
Im Studium reden wir zwar über Stakeholder-Management und Kommunikationsstrategien, aber wenn in der Realität die unterschiedlichsten Persönlichkeiten mit unterschiedlichsten Erwartungen aufeinander treffen, muss man lernen zu jonglieren.  

 
Die KundIn ist in der Theorie zwar „KönigIn“, aber in der Realität muss man schnell lernen, dass nicht alle Ideen und Geistesblitze umgesetzt werden können – nicht alles passt in das gesetzte Budget. Ich habe gelernt freundlich und verständlich zu kommunizieren, wenn etwas zeitlich oder finanziell nicht machbar ist. Das gilt manchmal auch für unsere eigenen KonzeptionerInnen. 😉 Ich lerne immer noch, Vermittlerin zwischen Vision und Machbarkeit zu sein.  

 
Mein Dank gilt dem Spielplan4 Team, mit dem ich seit über einem Jahr zusammenarbeiten darf. Hier habe ich meine Rolle gefunden und gelernt mit den unterschiedlichsten Persönlichkeiten zusammenzuarbeiten, kreative Prozesse zu durchlaufen, in stressigen und angespannten Situationen zusammenzuhalten und Erfolge richtig zu feiern.